Corsi, livelli e sale: come organizzare una scuola di danza

Il palinsesto è la prima cosa che si prepara a fine estate e l'ultima a stabilizzarsi, di solito a ottobre inoltrato. Nuovi allievi da collocare, classi da dividere perché troppo numerose, insegnanti con disponibilità che cambiano, una sala in più o in meno. Una buona organizzazione dei corsi rende più semplice tutto il resto: iscrizioni, rette, presenze e comunicazioni.

Come definire un corso

Un corso ben definito ha sempre gli stessi elementi: stile (classico, moderno, contemporaneo, hip hop, latino-americano), fascia d'età, livello, insegnante, sala, giorni e orari, numero massimo di allievi e piano di pagamento. Più queste informazioni sono strutturate, più è facile rispondere alle domande di tutti i giorni: quanti posti restano nel propedeutico del martedì? Quale insegnante è libero il giovedì alle 18? Quanti allievi ha il livello intermedio di moderno?

Livelli e fasce d'età

• ●Gioco danza e propedeutica per i più piccoli (indicativamente 3-6 anni)
• ●Livelli base, intermedio e avanzato per ogni stile, oppure una numerazione (1°, 2°, 3° corso)
• ●Corsi adulti separati, spesso in orari serali
• ●Gruppi di perfezionamento o compagnia per chi prepara concorsi e rassegne

Il passaggio di livello si decide di solito a fine stagione, ma capita che un allievo debba cambiare corso a stagione iniziata. In quel caso conviene trasferire l'iscrizione dal vecchio al nuovo corso mantenendo lo storico dei pagamenti, invece di chiuderla e aprirne una nuova da zero.

Sale e orari senza sovrapposizioni

Con due o tre sale e una decina di insegnanti, le sovrapposizioni sono il problema più frequente: la stessa sala assegnata a due corsi, lo stesso insegnante in due posti alla stessa ora. Un calendario che segnala i conflitti mentre si costruisce il palinsesto evita di scoprirli il primo giorno di lezione. Anche le variazioni temporanee (una lezione spostata, una sala occupata per le prove del saggio) vanno comunicate subito alle famiglie del corso interessato.

Lezioni di prova

A settembre la lezione di prova è il principale canale di nuove iscrizioni. Registrarla come tale, con i dati del contatto, permette di sapere quante prove si trasformano in iscrizioni, di raccogliere un riscontro dopo la lezione e di ricontattare chi non si è ancora iscritto. Quando la prova va bene, l'iscrizione dovrebbe partire dai dati già raccolti, senza farli ricompilare.

Presenze e recuperi

Le presenze servono a capire chi frequenta davvero, a gestire i recuperi e a segnalare alle famiglie le assenze ripetute. Il modo più affidabile è farle registrare all'insegnante dal telefono, a inizio lezione, anche senza connessione in sala. Un allievo che recupera una lezione in un altro corso va registrato come ospite, senza falsare le statistiche del corso di destinazione. Approfondisci nella guida al registro presenze dei corsi sportivi.

Come lo gestisce SportFlow

In SportFlow ogni corso ha stile, livello, insegnante, sala, orari e piano di pagamento, e il calendario segnala i conflitti di sale e insegnanti. Le lezioni di prova hanno un loro flusso, con riscontro dell'allievo e conversione in iscrizione. Gli insegnanti registrano le presenze dall'app anche offline, con recuperi e ospiti, e un'iscrizione si può trasferire a un altro corso mantenendo i pagamenti. Scopri tutto nella pagina del gestionale per scuole di danza.